Πώς να ξεκινήσετε ένα email (Συμβουλές + πρότυπα)

Με πάνω από 300 δισεκατομμύρια email   email να στέλνονται και λαμβάνονται καθημερινά, τα email είναι ένα ουσιαστικό μέσο επικοινωνίας. Το να μάθετε πώς να ξεκινήσετε ένα επαγγελματικό email με επαγγελματικό τρόπο – ειδικά όταν γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε – μπορεί να αποτελεί πρόκληση για τους εμπόρους, τους πωλητές και τους αντιπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών.

Στην πραγματικότητα, ο τρόπος με τον οποίο ξεκινάτε το email σας μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ του παραλήπτη που κλείνει το email αμέσως (και το διαγράφει) ή που αφιερώνει χρόνο να το διαβάζει. Το παρακάτω άρθρο παρέχει μερικές συμβουλές για το πώς να ξεκινήσετε ένα email μαζί με μερικούς από τους πιο συνηθισμένους χαιρετισμούς email και εναρκτήριες προτάσεις email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την αλληλογραφία της επιχείρησής σας.

Τι να συμπεριλάβετε στην αρχή των email σας.

1. Χαιρετισμός

Ξεκινήστε με τον κατάλληλο χαιρετισμό ανάλογα με το πόσο επίσημο τόνο πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Συμπεριλάβετε πάντα το όνομα του παραλήπτη (αν το γνωρίζετε) για να κάνετε τον χαιρετισμό πιο προσωπικό. Τέλος, ελέγξτε ξανά ότι έχετε γράψει σωστά το όνομα του παραλήπτη. Η επαγγελματική μας συμβουλή; Αντιγράψτε και επικολλήστε το όνομά των παραληπτών σας όπως φαίνεται σε προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπογραφές email ή ιστότοπους για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε κάνει κάποιο τυπογραφικό λάθος.

2. Εισαγωγή και αιτολόγηση του λόγου για τον οποίο γράφετε το email (εάν είναι απαραίτητο)

Όταν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά, συστηθείτε και συμπεριλάβετε μια συνοπτική πρόταση σχετικά με τον σκοπό για τον οποίο στέλνετε το συγκεκριμένο email. Αυτή η πρόταση μπορεί να καθορίσει εάν ο παραλήπτης θα διαβάσει το email σας ή αν θα το αγνοήσει, οπότε βεβαιωθείτε ότι ο σκοπός για τον οποίο γράφετε είναι σαφής και πειστικός.

Εάν έχετε αμοιβαίους φίλους, συναδέλφους ή γνωστούς, αναφέρετέ τους καθώς αυτό μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητές σας να λάβετε απάντηση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να κάνετε μια λεπτή αναφορά ονόματος όπως αυτό: “Γεια [Όνομα], συνάντησα τον κοινό μας φίλο Ρίτσαρντ (από την [Εταιρεία]) το Σαββατοκύριακο και ανέφερε ότι χρειάζεστε ένα νέο εργαλείο βοήθειας γραφείου, καθώς ο τρέχων πάροχος σας δεν το παρέχει πια …”

3. Μια εναρκτήρια φράση/ ευχές (προαιρετικό)

Εάν δεν έχετε γράψει στον παραλήπτη για μεγάλο χρονικό διάστημα ή εάν έχετε μια πιο οικεία σχέση με τον παραλήπτη, θα ήταν σκόπιμο να συμπεριλάβετε μια γρήγορη, θετική φράση όπως “Ελπίζω να είσαι καλά”. Αυτό μπορεί να θέσει τον κατάλληλο τόνο για το υπόλοιπο του email σας.

Εναλλακτικά, εάν ο παραλήπτης έχει μοιραστεί κάποιες ενημερώσεις στο LinkedIn ή σε άλλα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, μπορείτε να τον συγχαρείτε για τα τελευταία του επιτεύγματα (τόσο προσωπικά όσο και επαγγελματικά). Θα μπορούσατε να πείτε κάτι όπως “Συγχαρητήρια για την προώθησή σας” ή “Συγχαρητήρια, είναι συναρπαστικό να βλέπεις την [Εταιρεία Παραλήπτη] να αποκτά έναν τόσο σημαντικό πελάτη όπως [Εταιρεία]”.

4. Ευχαριστήρια φράση (προαιρετικό)

Με βάση τα συμφραζόμενα, μπορείτε να προσθέσετε μια σύντομη ευχαριστήρια φράση στην αλληλογραφία σας μέσω email. Για παράδειγμα, εάν ο υποψήφιος πελάτης σας/ ή οι πελάτες σας έχουν επικοινωνήσει μαζί σας για μια ερώτηση, ένα “Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε μαζί μας” ή “Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε με την [Εταιρεία]” είναι απαραίτητο. Ωστόσο, κάθε φορά που τοποθετείτε ένα ευχαριστήριο σημείωμα, είναι σημαντικό να το κάνετε εξατομικευμένο, καθώς οι τυπικές ευχαριστίες (όπως αυτές που αναφέρθηκαν παραπάνω) είναι λίγο πολύ γενικές και μπορεί να φανούν κάπως ψυχρές ή απόμακρες.

Απλώς προσθέτοντας ένα όνομα πριν από την ευχαριστήρια φράση, το μήνυμα ακούγεται πιο ζεστό και φιλόξενο. Ακολουθεί ένα παράδειγμα: “Emily, σας ευχαριστούμε πολύ που επικοινωνήσατε με την [Εταιρεία] και για το ότι θέσετε αυτό το ζήτημα. Έχετε απολυτο δικιο…”

Παραδείγματα και πρότυπα για να ξεκινήσετε ένα email

Επαγγελματικοί χαιρετισμοί email

Το “Γεια [Όνομα]” είναι ίσως ο πιο κοινός και ο πιο ευρέως χρησιμοποιούμενος χαιρετισμός email στον επιχειρηματικό κόσμο. Αυτός ο χαιρετισμός συνιστάται γενικά για ημι-τυπικά και ανεπίσημα στιλ επικοινωνίας. Εάν θέλετε να είστε ελαφρώς πιο επίσημοι, το “Γεια” μπορεί να αντικατασταθεί από το “Γεια σας.”

Το “Αγαπητέ [Όνομα]” είναι επίσης κατάλληλο τόσο για επίσημη όσο και για ανεπίσημη επικοινωνία. Για τη δική σας ευκολία, ετοιμάσαμε μια ολόκληρη λίστα με άλλους γενικούς χαιρετισμούς τους οποίους μπορείτε να επιλέξετε για να ξεκινήσετε ένα επαγγελματικό σας email. Δείτε τα παρακάτω:

Γενικές φράσεις για να ξεκινήσετε ένα email

Μετά τον χαιρετισμό, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια σύντομη πρόταση για να ξεκινήσετε το email σας. Ωστόσο, είναι καλύτερο να αποφύγετε προτάσεις όπως αυτές εάν γράφετε ένα επίσημο email ή στέλνετε ένα ψυχρό email σε έναν υποψήφιο πελάτη, καθώς μπορεί να είναι πολύ φιλικές. Ακολουθούν μερικά από τα πιο συνηθισμένα παραδείγματα εναρκτήριων φράσεων email:

Εναρκτήριες φράσεις συνοδευτικού email

Εάν δεν είστε σίγουροι τι να γράψετε στην αρχή του συνοδευτικού email σας, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε μία από τις ακόλουθες εναρκτήριες φράσεις που μπορούν να σπάσουν τον πάγο:

Εναρκτήριες φράσεις απάντησης email

Όταν απαντάτε σε έναν πελάτη ή σε έναν υποψήφιο πελάτη, μια σύντομη φράση όπως “Ευχαριστώ” είναι κατάλληλη σε πολλές περιπτώσεις. Εάν δεν είστε σίγουροι πώς να ενσωματώσετε ένα “Ευχαριστώ” ή χρειάζεστε περισσότερη έμπνευση, δείτε μερικές από τις εναλλακτικές προτάσεις μας:

Πώς να ξεκινήσετε ένα ψυχρό email πωλήσεων

Όταν γράφετε ένα ψυχρό email σε έναν υποψήφιο πελάτη, η πρώτη παράγραφος θα καθορίσει εάν ο υποψήφιος πελάτης σας θα θεωρήσει ότι το μήνυμά σας αξίζει να διαβαστεί, επομένως είναι σημαντικό να εντυπωσιάσετε και να ξεχωρίσετε. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα του τι μπορείτε να συμπεριλάβετε στην εισαγωγική σας παράγραφο:

Εάν θελετε να μάθετε περισσότερα, ρίξτε μια ματιά σε πρότυπα ψυχρών email πωλήσεων.

Πώς να ξεκινήσετε ένα συνοδευτικό email πωλήσεων

Η προσέγγιση ενός υποψήφιου πελάτη, ειδικά αν αυτός δεν έχει απαντήσει στα προηγούμενα μηνύματά σας μπορεί να είναι δύσκολη. Εάν συμβαίνει αυτό, δοκιμάστε μία από αυτές τις αποτελεσματικές προτάσεις έναρξης email – μπορεί να είναι χρήσιμες!

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, ρίξτε μια ματιά σε πρότυπα συνοδευτικών email πωλήσεων.

Πώς να ξεκινήσετε ένα email μετά την αγορά/καλωσορίσματος πελάτη

Κάθε φορά που κάποιος αγοράζει το προϊόν σας ή εγγραφεί στην υπηρεσία σας, θα πρέπει να τον ευχαριστήσετε ή να τον καλωσορίσετε στην «οικογένειά σας» για να βεβαιωθείτε ότι η σχέση σας ξεκινάει σε μια καλή βάση. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να γράψετε ένα email καλωσορίσματος που περιλαμβάνει ένα ευχαριστήριο σημείωμα, μια σύντομη εισαγωγή και οποιαδήποτε άλλη χρήσιμη πληροφορία.

Μπορείτε να ρίξετε μια ματιά σε περισσότερα πρότυπα email μετά την αγορά και πρότυπα email καλωσορίσματος.

Πώς να ξεκινήσετε ένα email εξυπηρέτησης πελατών

Σχεδόν κάθε email εξυπηρέτησης πελατών πρέπει να ξεκινά με μια ευχαριστήρια φράση, είτε απαντά σε ένα απλό αίτημα εξυπηρέτησης πελατών είτε απαντά σε κάποιο παράπονο πελάτη. Δείτε πώς μπορεί να μοιάζει:

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, ρίξτε μια ματιά σε πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών.

Πώς να ξεκινήσετε ένα απολογητικό email πελατών

Όταν απαντάτε σε θυμωμένους ή δυσαρεστημένους πελάτες, φροντίστε να δείξετε ενσυναίσθηση και να ζητήσετε συγγνώμη εκ μέρους της επιχείρησής σας. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:

Το LiveAgent συνδυάζει εξαιρετική συνομιλία, καρτέλες και αυτοματοποίηση που μας επιτρέπουν να παρέχουμε εξαιρετική υποστήριξη στους πελάτες μας.

Περίληψη

Η αρχή του email της επιχείρησής σας (ο χαιρετισμός, η αρχική γραμμή και η πρώτη πρόταση) είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης όταν ανοίγει το email σας. Ξεκινώντας το email σας με επαγγελματικό τρόπο, είναι πιο πιθανό να δημιουργήσετε μια θετική εντύπωση βασιζόμενοι σε αυτά. Ο χαιρετισμός που χρησιμοποιείτε και οι πρώτες προτάσεις που θα επιλέξετε για την έναρξη των επαγγελματικών email σας θα εξαρτηθούν από το κοινό σας και το πλαίσιο της επικοινωνίας σας. Χρησιμοποιήστε τους χαιρετισμούς και τις εναρκτήριες φράσεις email, που αναφέρονται παραπάνω, ως οδηγό κάθε φορά που δεν είστε σίγουροι πώς να ξεκινήσετε το επόμενο email σας για έναν πελάτη ή έναν δυνητικό πελάτη.

Θυμηθείτε να ελέγξετε ξανά τα email σας για τυχόν ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη και βεβαιωθείτε ότι γράφετε πάντα σωστά το όνομα του παραλήπτη. Η τελευταία μας συμβουλή είναι να διατηρούμε ένα email σύντομο και ενδιαφέρον, καθώς κανείς δεν θέλει να διαβάζει μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπείτε γρήγορα στο νόημα χρησιμοποιώντας τον σωστό τόνο και είστε εντάξει.

Συχνές ερωτήσεις

Γιατί έχει σημασία η αρχή κάθε email;

Ξεκινώντας το email σας με επαγγελματικό τρόπο, είναι πιο πιθανό να δημιουργήσετε μια θετική πρώτη εντύπωση στον παραλήπτη. Όταν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά, αυτή η εντύπωση είναι καθοριστική, καθώς μπορεί να ενθαρρύνει το κοινό σας όχι μόνο να διαβάσει το μήνυμά σας, αλλά και να απαντήσει σε αυτό.

Ποιους χαιρετισμούς θα πρέπει να αποφύγετε σε ένα email;

Τα “Γεια [Ψευδώνυμο]” και “Γεια σας [Όνομα]!” είναι πολύ ανεπίσημα και θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο αν έχετε ανταλλάξει με τον παραλήπτη μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο παρελθόν και έχετε μια στενή σχέση. Από την άλλη πλευρά, τα “Σε όποιον αφορά” και “Αγαπητέ Κύριε ή Κυρία” θεωρούνται πολύ επίσημα και λίγο ξεπερασμένα, οπότε θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο στην επίσημη επικοινωνία ή όταν δεν γνωρίζετε τα ακριβή ονόματα των ανθρώπων στους οποίους γράφετε.

Θα πρέπει να ξεκινήσετε ένα email με επίσημο ή πιο οικείο τρόπο;

Η αρχή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν απλό, εξατομικευμένο τρόπο είναι γενικά πιο ελκυστική, ωστόσο, η γραφή με ένα πολύ ανεπίσημο και χαλαρό στυλ μπορεί πραγματικά να απομακρύνει το κοινό σας. Αν δεν είστε σίγουροι για το τι να κάνετε, το ασφαλέστερο είναι να έχετε ένα λίγο πιο επίσημο ύφος, παρά υπερβολικά απλό και φιλικό. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε πάντα να προσαρμόσετε τον τόνο σας με βάση την απάντηση που λαμβάνετε από τον παραλήπτη σας.

Σχετικά Άρθρα

Πρότυπα email επιχείρησης

Ανακαλύψτε τα οφέλη των προτύπων email επιχείρησης και μάθετε πώς να δημιουργείτε πρότυπα σε HTML ή κείμενο. Εξερευνήστε παραδείγματα για συναλλαγές, διαφημίσεις, newsletter και πολλά άλλα στο LiveAgent. Αποκτήστε ιδέες για πιο αποδοτικές καμπάνιες email.

Πρότυπα email παραπομπών ηλεκτρονικού εμπορίου

Προσελκύστε νέους πελάτες με πρότυπα email παραπομπών για το e-shop σας. Αυξήστε την απόδοση και διατηρήστε τους υπάρχοντες!

Πρότυπα email περιεχομένου

Δημιουργήστε εξατομικευμένα email για προσέλκυση πελατών με τα πρότυπα μας. Δείτε παραδείγματα και ξεκινήστε δωρεάν!

Πρότυπα Email ακύρωσης

Οι υπηρεσίες ακυρώνονται καθημερινά από τους πελάτες. Βεβαιωθείτε ότι τους ενημερώνετε μέσω email. Χρησιμοποιήστε τα δωρεάν πρότυπα email ακύρωσης μας και χειριστείτε το θέμα με επαγγελματισμό.